ข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญต่อการนำไปใช้เพื่อการตัดสินใจ การจัดเก็บข้อมูลจะเป็นลักษณะดิจิทัล การแทนข้อมูลจะใช้เลขฐานสอง รหัสแทนข้อมูลที่ใช้ เช่น แอสกี เอบซิดิคและยูนิโค้ด
ข้อมูล ( Data ) หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ อาจอยู่ในรูปแบบของตัวเลข ตัวอักษรสัญลักษณ์ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้
สารสนเทศ ( Information ) หมายถึงสิ่งที่ได้จาการประมวลผลข้อมูล และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวางแผน การตัดสินใจและการคาดการณ์ในอนาคต
การจัดการข้อมูลในคอมพิวเตอร์
ข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่คอมพิวเตอร์ที่เป็นตัวเลขตัวอักษรสัญลักษณ์พิเศษหรืออื่นๆ ข้อมูลที่จัดเก็บจะมีลักษณะเป็นสัญญาณดิจิทัล ( สัญญาณไฟฟ้า) ซึ่งลักษณะการแทนข้อมูลต่างๆจะให้รหัสของเลขฐานสอง ประกอบด้วยเลข 2 ตัวคือ 0 และ 1 ( 0 แทนสัญญาณปิด และ 1 แทนสัญญาณเปิด )
รหัสแทนข้อมูล
รหัสที่ใช้แสดงข้อมูลคอมพิวเตอร์ ได้แก่ รหัสแอสกี ( ASCII ) และรหัสเอบซีดิค ( EBCDIC ) รหัส ASCII ย่อมาจาก American Standard Code for Informatiom Interchange เป็นรหัสแทนข้อมูลที่ใช้แทนข้อมู,มากที่สุด แอสกีจะใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและมินิคอมพิวเตอร์ ส่วนรหัส EBCDIC ย่อมาจาก Extended Binary Coded Decimal Interchang Code นิยมใช้กับเมนเฟรมคอมพิวเตอร์
หน่วยของข้อมูล
หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลำดับชั้นจากเล็กไปใหญ่ดังนี้
- บิต ( Bit ) เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1
- ตัวอักษร (Character) กลุ่มของบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระแอสกี 1 ไบต์ (8 บิต) แทนตัวอักษร 1 ตัว
- เขตข้อมูลหรือฟิลด์ (Field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
- ระเบียน (Record) โครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง
- แฟ้มข้อมูล (File) ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน
- ฐานข้อมูล (Database) กลุ่มของตารางและความสัมพันธ์
ลักษณะการประมวลผลข้อมูลมี 2 ประเภท
คือการประมวลผลแบบกลุ่ม และการประมวลผลแบบทันที
การประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing) ข้อมูลจะถูกสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนดและเมื่อถึงกำหนดจะถูกรวมมาประมวลผลกันครั้งเดียว
การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processig) เป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมข้อมูล
